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Anatomía de una exitosa implementación de Workplace by Facebook

Posted by Bill Cushard on March 20, 2017

El cambio puede ser difícil, incluso cuando algo parece fácil de usar, especialmente cuando está relacionado con implementar nuevas tecnologías que prometen cambiar la forma en la que muchas empresas funcionan actualmente. Cuando nos referimos a realizar una exitosa implementación de Workplace by Facebook, tomamos en cuenta todas aquellas situaciones en que se pueden superar los inevitables obstáculos que surgen en cualquier implementación de Software. Después de todo, las personas hemos desarrollado hábitos de trabajo determinados y cualquier perturbación implicará cierta resistencia para ser modificados.

Esta resistencia fue puesta a prueba cuando decidimos implementar Workplace en ServiceRocket.

Todos aquellos que han participado en cualquier tipo de implementación de Software saben que hay muchas formas en que los usuarios pueden adoptar nuevas tecnologías. Cada empresa es única y requiere su propia forma de implementación. Sin embargo, hay elementos en común cuando hablamos de una implementación exitosa: requerimientos mínimos incluso cuando cada uno de ellos sea puesto en marcha de forma diferente.

En este blog, discutiremos seis elementos a tomar en cuenta para una exitosa implementación de Workplace by Facebook en tu empresa. Estos seis elementos por si solos no son suficientes, pero son necesarios. Por tanto, deben ser considerados como requerimientos mínimos para tener éxito en la implementación de esta nueva tecnología.

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Liderazgo Ejecutivo

Es común que las iniciativas para un cambio exitoso en cualquier tipo de organización requieran de la participación y el apoyo de ejecutivos de los más altos niveles. Pero adquirir una nueva tecnología no es suficiente. Una exitosa implementación requiere apoyo, patrocinado por uno de los ejecutivos de dicha organización que lidere activa y pro activamente esta nueva forma de hacer las cosas. Esto implica no presionar a las personas para adoptar el cambio, sino encaminarlo a su flujo de trabajo.

Uno de los secretos de nuestra implementación de Workplace by Facebook fue nuestro CEO Rob Castaneda.

Rob estuvo involucrado activa, pro activa y directamente en la implementación desde el inicio. También compartió su entusiasmo al usar la plataforma y la promovió en los pasillos de nuestras oficinas.

Un claro ejemplo de esto fue que Rob inmediatamente cambió su forma de interacción con el resto de la compañía: haciendo uso de su teléfono móvil, comenzó a grabar y publicar en Workplace cada una de sus presentaciones y reuniones de equipo. Hoy en día todos nuestros empleados tienen la oportunidad de ver el video publicado por Rob con su presentación.

Además, cambiamos la forma en la que se   llevaban a cabo las reuniones tradicionales con cada una de las oficinas: usando la transmisión en vivo de Workplace, el enfoque se transformó en responder preguntas relacionadas a las presentaciones.

En otras palabras, Rob cambió inmediatamente la forma en la que se desempeñaba una tarea específica - las reuniones de equipo- y le demostró a todos en nuestra empresa una de las muchas formas en las que se puede usar Workplace. Esta fue una clara muestra de liderazgo ejecutivo.


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Crea un equipo élite de promotores

Liderar este cambio desde el nivel directivo no es suficiente. Mientras más grande es la empresa, más lejos están las personas de verse influenciados por ellos. El liderazgo necesita estar lo más cerca posible a la acción.

Una forma de lograr este liderazgo en las filas frontales es construir un equipo de influenciadores que adopten esta nueva forma de trabajo antes que el resto de los que conforman sus equipos, para que sean ellos los encargados de mostrar el camino a recorrer usando esta nueva herramienta. Luego, darles libertad dentro de la organización para que con su entusiasmo y perseverancia sean los agentes del cambio. La idea aquí es decirles a los miembros de este grupo: “Ustedes son un grupo élite, nuestros promotores. Y los necesitamos para que esta implementación sea exitosa”.

Al inicio de nuestra implementación, formamos un pequeño equipo de promotores cuya misión fue completar las siguientes 3 tareas:

  1. Incorporar Workplace como parte de sus actividades laborales diarias
  2. Atraer a otros compañeros a hacer uso de la plataforma, diciendo: “Si necesitan comunicarse conmigo pueden enviarme un mensaje en Workplace.” En otros casos, cuando nuestros promotores recibían un correo electrónico de algún otro miembro del equipo, lo respondían mediante una publicación en Workplace.
  3. Este equipo también disminuyó el valor de los canales de comunicación tradicionales, notificando a las personas involucradas que, determinadas conversaciones, anuncios y mensajes iban continuar en Workplace.

Incluso frente a la resistencia de muchos compañeros, los promotores, paso a paso, continuaron atrayendo personas a la plataforma.

Evita las distracciones

Uno de los mayores problemas a enfrentar ante cualquier iniciativa de cambio o innovación es: la distracción.

Cualquier procedimiento nuevo dentro de una organización tiene -o debería- ser  pensado para reemplazar otros procedimientos o formas de trabajo ya existentes. Sin embargo, durante un período de tiempo, ambos procedimientos estarán funcionando simultáneamente. Mientras las personas se encuentran trabajando de la manera en la que lo han venido haciendo tradicionalmente, se les está pidiendo que empiecen a hacerlo de otra forma. Usualmente, esto puede ser percibido como hacer doble trabajo y este factor juega como distracción, la cual puede perjudicar la productividad de un equipo y acarrear frustración en los individuos que lo conforman.

A menudo, las personas muestran resistencia o simplemente se niegan a implementar nuevas formas de trabajar.

Es fundamental que las empresas u organizaciones realicen el período de transición lo antes posible, pero teniendo cuidado de no eliminar los viejos procedimientos demasiado pronto.

Es un balance muy delicado que debemos tener presente.

Durante nuestra implementación, muchos canales de comunicación fueron reemplazados por Workplace dejando sin opción a las personas para informarse o estar actualizados sobre algunos temas específicos. Por ejemplo, nuestro equipo de Marketing fue el primero en migrar toda la comunicación de su equipo a Workplace notificando a todos en la empresa que, para comunicarse con ellos, debían hacerlo a través de la nueva plataforma.

Desde luego que no podíamos hacer esto, al mismo tiempo, para todas las áreas que conforman nuestro equipo. Empezamos con un pequeño grupo de promotores y con un solo canal de comunicación, para demostrarle a los demás que había un proceso de transición.

Mientras piensas en la manera de deshacerte de todas las distracciones, puedes eliminar las notificaciones por correo electrónico a individuos o grupos con cuidado de no mantener ambos canales (correo electrónico y Workplace) funcionando para el mismo propósito durante mucho tiempo. Esto permitirá que algunas personas terminen rechazando la “nueva” distracción.

Crea grupos para los equipos

Lo primero que debes hacer al tener tu instancia de Workplace funcionando es crear grupos que reflejen la realidad de tu empresa u organización, y que a su vez reflejen las 3 capas de trabajo que existen en ella. Estas son:

  1. SOCIAL: Conversaciones de pasillo o elevador.
  2. COMUNICACIÓN: Difusión de mensajes sobre empresa.
  3. TRABAJO: Conversaciones relacionadas a proyectos.

Con la implementación de Workplace necesitas crear grupos para cada una de estas capas. Servirán como una guía para que las personas sepan dónde dirigirse.

En ServiceRocket creamos estas categorías para organizar los grupos dentro de la plataforma.

SOCIAL: Creamos un grupo para cada una de nuestras oficinas (Sydney, Palo Alto, Santiago y Kuala Lumpur) y otorgamos libertad a las personas para que ellas crearan sus propios grupos. Por ejemplo: grupos para correr o para seguir alguna liga de fútbol; y también grupos sobre crecimiento personal y profesional como Toastmasters.

COMUNICACIÓN: Creamos además un grupo llamado “CEO”, en el cual el fundador y CEO de ServiceRocket , Rob Castaneda publica mensajes relacionados con la dirección de la empresa, cultura de trabajo, estados de la empresa y clientes. A su vez, creamos grupos por equipos de trabajo para que sus miembros puedan estar al tanto de lo que pasa internamente.

TRABAJO: Inmediatamente creamos grupos para darle seguimiento a proyectos de clientes específicos. Los mismos miembros del equipo intervienen en la discusión del proyecto, comparten enlaces, documentos e información sobre otros temas relacionados.

Usa una fotografía para tu perfil

La primera tarea que queríamos que todos en la empresa cumplieran fue la de tomar una fotografía para su perfil. Conectar nombres con rostros es un elemento muy importante a la hora de construir cualquier tipo de relación. Nuestro equipo está distribuido en cuatro oficinas a nivel global, adicionalmente a ello tenemos personas que trabajan de forma remota desde sus casas. Poder ver una foto con sus rostros a la hora de establecer una comunicación a través de Workplace es muy importante.

Resistencia

Como con cualquier iniciativa de cambio, habrá cierta resistencia. Sin importar lo increíblemente buena que una nueva tecnología sea, o cuan práctico sea tu equipo, enfrentarás resistencia y deberás sobreponerte a ella. La resistencia al cambio no es un concepto nuevo.

Las implementaciones exitosas se deben anticipar a esta resistencia. A pesar de que existen muchas formas de lidiar con cambios, estos métodos se concentran en los 3 pasos siguientes:

Primero se debe de comunicar que habrá un cambio. Luego se debe de plantear un panorama claro de lo que se va a lograr con dicho cambio. Finalmente, los involucrados deberán comprender qué es lo que se requiere de ellos para alcanzar ese futuro.

Acercamiento pro activo

Incluso cuando nuestro negocio es la implementación de tecnologías y ayudar a nuestros clientes para que alcancen su adopción exitosa, cuando lo hacemos para nosotros mismos recordamos que no debemos olvidar la responsabilidad que requiere un proceso de esa magnitud.


Implementa Workplace by Facebook en tu empresa

En ServiceRocket creemos en el poder de Workplace para mejorar tu espacio de trabajo y el de nuestros clientes. Si quieres aprender más, contáctanos.

Topics: Español, Software Adoption, Workplace by Facebook, Future of Work, Future Workplace

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